Na redakční otázky odpovídá Ing. Martin Bíkl, business analytik & software architekt, CCA Group a.s.

1) Dříve platilo „co není na papíře, neexistuje“. Dnes to samé můžeme říci o elektronické formě. Jakým způsobem je realizována elektronizace dokumentů ve vašem systému?

Veškeré dokumenty primárně vznikají v elektronické verzi. Vzhledem k tomu, že komunikace probíhá především v listinné podobě, tak je většina dokumentů vytištěna a dále se pracuje s listinnou formou. Postupem času se rozšiřuje práce pouze s elektronickými dokumenty a to zejména pro využití s datovými schránkami.

V případě příjmu elektronického dokumentu je tento dokument zaevidován ve spisové službě a podle druhu dokumentu je buď vytištěn a dále se s ním pracuje v listinné podobě nebo častěji ponechán v elektronické formě a pracuje se pouze s touto formou.

2) Lze ve vašem systému kategorizovat záznamy pro vyhledávání, zálohování a šifrování?

Systém kategorizuje dokumenty podle druhu dokumentu (faktury, smlouvy, nabídky, atd.) a dále podle stavu, tj. dokumenty stále živé, vyřízené, připravené k archivaci, atd.

3) Dříve se uplatňovala hierarchická struktura ukládání (množství složek a podsložek), dnes už to díky kategorizaci a prohledávání obsahu tak důležité není. Jakým směrem se podle vás bude ubírat oblast DMS?

Použití DMS systému se bude i nadále prohlubovat a principy DMS se budou stále více uplatňovat v různých systémech. DMS již nebude zvláštním produktem, ale stane se nedílnou součástí infrastruktury dané firmy.

4) Jak podporuje váš systém oběh a schvalování dokumentů napříč firmou?

Systém je zároveň spisovou službou, která nabízí velmi komplexní možnosti pro oběh a schvalování dokumentů a to jak příchozích, tak i odchozích. V tuto chvíli je plně postačující pro středně velkou firmu.

5) Jaké jsou možnosti zálohování systému vzhledem ke kategorizaci dokumentů? Lze zálohovat přímo nebo s použitím speciálních nástrojů třetích stran?

Zálohování je řešeno jako kompletní záloha databáze, které se používá pro běh systému. Pro zálohování a obnovu se používají prostředky a utility, které jsou součástí databází.