Autor: DIGI TRADE, s.r.o. 

Abbott Laboratories patří mezi 10 nejvýznamnějších farmaceutických společností na světě. Je zaměřena na oblast léčivých přípravků, výživu a zdravotnické prostředky včetně zařízení pro diagnostiku a léčbu kardiovaskulárních onemocnění.

Výchozí situace

Schvalování cestovních a jiných drobných výdajů zaměstnanců představovalo ve společnosti Abbott Laboratories zdlouhavý a nepřehledný proces. Zaměstnanci vedli knihy jízd a přehledy výdajů v Excelu. Vytištěné je pak spolu s papírovými dokumenty posílali schvalovatelům. Schválené a zkontrolované doklady účetní manuálně zadávaly do ekonomického systému (SAP). Bylo velice obtížné zjistit, kde se doklady v určitou dobu nachází, kdo a s jakým výsledkem je schvaluje. Navíc se při předávání dokladů mezi schvalovateli stávalo, že se některý z dokladů ztratil. Problém představovaly také platební karty (VISA, CCS), u kterých bylo pracné dohledávat, zda zaměstnanec dodal potřebné doklady ke všem transakcím a které z transakcí představují soukromou spotřebu.

Společnost se proto rozhodla zavést systém, který by evidenci cestovních výdajů zaměstnanců zpřehlednil a urychlil jejich kontrolu a schvalování. Systém měl umožňovat evidenci všech dokladů, které se na pracovní cesty váží – cestovní příkaz, výdajový doklad na zálohu, stvrzenky (za ubytování, parkování, PHM, autopotřeby atd.), vyúčtování zálohy apod. Součástí systému měla být také kniha jízd a zároveň měl systém poskytovat pohledy a reporty, které by bylo možné dále zpracovávat.

Technické řešení

Aplikace TREX všechny výše uvedené požadavky splňuje. Umožňuje vykazovat výdaje z domácích i zahraničních cest, eviduje hotovostní i bezhotovostní platby, usnadňuje vyúčtování cestovních i mimořádných záloh, obsahuje schvalovací workflow odpovídající firemním pravidlům, vede knihu jízd, usnadňuje správu vozového parku a poskytuje potřebné přehledy a reporty.

Pomocí jednoduchého formuláře zaměstnanec vytvoří nový cestovní příkaz, který obsahuje všechny zákonem i firmou požadované položky. K cestovnímu příkazu zadá příslušné doklady včetně dokladu o vyplacené záloze. Veškeré kalkulace (DPH, výsledné součty, odpočty záloh a soukromých výdajů) provede program sám. Vyúčtování odesílá ke schválení nadřízenému.

Povolené typy výdajů a charakteristiky každého dokladu nastavují účetní. Pro jednotlivé typy dokladů je možné nastavit zvláštní pravidla, která zohledňují firemní politiku sledování a řízení výdajů. Například pro výdaje na pohoštění je možné sledovat spropitné na zvláštním účtu a omezit jeho maximální % výši, která je zaměstnancům proplácena, případně vyžadovat vyplnění seznamu pohoštěných osob.

Jednotlivé části, jako je výše zálohy, proplacení výdajů, stejně jako dokončené vyúčtování prochází schvalovacím řízením, které je nastaveno podle schvalovacích pravidel firmy. Při předání vyúčtování ke schválení odesílá TREX všem schvalovatelům emailové upozornění. Pokud schvalovatel neprovede schválení/zamítnutí zaslaných vyúčtování do nastaveného časového intervalu, mohou být doklady předány ke schválení jeho nadřízenému.

TREX podporuje vykazování jak domácích, tak zahraničních pracovních cest včetně cest přes více zemí. Automaticky počítá diety podle jejich aktuální výše pro cílové země. TREX eviduje seznamy zemí, do kterých zaměstnanci cestují, a pro každou měnu těchto zemí účetní spravují směnné kurzy a výše diet.

Schválená vyúčtování zpracovávají účetní ve zvláštním programu, který umožňuje rychlejší a komfortnější zpracování velkého objemu dokladů. Většinu dokladů pro zaúčtování účetní oddělení pouze kontroluje. Chybně zadaný doklad může vrátit zaměstnanci k přepracování. Stejně tak může měnit způsob zaúčtování, pokud přednastavené zaúčtování není pro daný případ vhodné. Zkontrolovaná vyúčtování odešle do ekonomického systému.

Systém umožňuje evidenci všech vozidel ve vozovém parku firmy a jednoduchá kniha jízd umožní zapisovat služební i soukromé jízdy přiděleným vozidlem. Eviduje začátek a konec cesty, průjezdní body, účel cesty, její cíl a stav tachometru. Všechny doklady o čerpání pohonných hmot a dalších s vozidlem souvisejících výdajích – např. parkovné, mytí auta, nákup provozních kapalin, které jsou do systému vkládány, se musí vázat na příslušnou jízdu. Doklady o čerpání PHM lze zadávat jednotlivě ve vyúčtování nebo hromadně načítat z výpisů CCS. TREX automaticky počítá průměrnou spotřebu vozidla za vyúčtovávané období, celkové náklady na provoz a provádí zúčtování pohledávek za PHM ze soukromých kilometrů. Výslednou knihu jízd schvaluje nadřízený. Má možnost kontrolovat a schvalovat jednotlivé jízdy.

Ke všem evidovaným položkám nabízí TREX několik pohledů včetně možnosti filtrování podle konkrétních vlastností. Reporty jsou nastaveny podle potřeb firmy.

Řešení je založeno na platformě Microsoft .NET. Uživatelé pro tvorbu vyúčtování používají offline pracujícího klienta. Hotové vyúčtování odešlou na server přičemž se jim zároveň aktualizují definice typů dokladů, kurzy, diety nebo jim přijde opravná dávka.

Přínosy

Používání aplikace TREX zrychlilo a zpřehlednilo vykazování a vyúčtování drobných výdajů zaměstnanců. Došlo k výraznému zrychlení schvalovacího procesu a to i v případě, že pro některé případy (např. požadavky na hotovostní zálohy) společnost zavedla složitější schvalovací workflow. Velkým přínosem je zjednodušení vyúčtování výdajů, které byly uhrazeny platební kartou (VISA nebo CCS). Účetní do systému naimportuje výpisy a dokud zaměstnanec nedodá doklady ke všem transakcím, nedovolí mu systém odeslat vyúčtování.

Aplikace sleduje všechny události, proto je jednoduché zjistit, v jaké fázi schvalovací proces je, kdo v danou chvíli vyúčtování schvaluje a zda nenastal nějaký problém. Účetní také vidí kolik vyúčtování se právě schvaluje a mohou se tak lépe připravit na jejich proplácení.

Elektronická kniha jízd, automatické výpočty při vyplňování dokladů, aktuální kurzovní lístek, emailová upozornění, monitoring schvalovacího procesu, eskalace, to vše jsou funkce, které usnadňují a zefektivňují práci zaměstnanců.